Личное дело работника: состав, ведение, хранение и защита персональных данных по законодательству Беларуси

Автор: Табала Наталия Николаевна, юрист юридической компании «Экономические споры», специализация — трудовое право, персональные данные, интеллектуальная собственность, налоги, реклама, маркетплейсы, аренда и недвижимость.

Статья актуализирована: 01 сентября 2026 года.

Кадровый документооборот — это не просто бумажная рутина, а юридический фундамент трудовых отношений между нанимателем и работником. Ошибки в ведении личных дел влекут штрафы при проверках Департамента государственной инспекции труда (ДГИ), споры с работниками и утечки персональных данных. С 1 января 2025 года в Беларуси действует обновлённая нормативная база — Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждённая постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29 (далее — Инструкция № 29). В этой статье — всё, что нужно знать нанимателю, кадровику и юристу, чтобы работать без нарушений.

1. Понятие личного дела работника

Личное дело работника — это упорядоченный комплект документов, содержащий сведения о трудовой биографии, квалификации, поощрениях и взысканиях конкретного сотрудника. Оно аккумулирует юридически значимую информацию о человеке за весь период его работы у нанимателя и служит первоисточником при трудовых спорах, проверках и начислении пенсий.

Инструкция № 29 определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50% акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совета Министров. Частные организации применяют Инструкцию № 29 постольку, поскольку законодательство не устанавливает для них иного регулирования.

Законодательством по общему правилу предусмотрена необходимость ведения личных дел только на руководителей и специалистов (ч. 1 п. 3 Инструкции о личных делах). На другие категории работников можно вести личные дела по решению нанимателя. Это означает, что на рабочих, технический персонал и иные категории могут вестись личные дела, если наниматель зафиксировал такое решение во внутренних локальных актах.

Ведётся личное дело на работника весь период времени, на протяжении которого он работает в организации, и завершается с его увольнением. После увольнения дело передаётся в архив организации.

2. Обязательные документы в личном деле

Состав документов личного дела строго регламентирован Инструкцией № 29 и существенно обновлён по сравнению с ранее действовавшими нормами. Нарушение состава — одна из наиболее распространённых претензий при проверках ДГИ.

При формировании личного дела в него включаются следующие документы: внутренняя опись документов личного дела; общие сведения о работнике; личный листок по учёту кадров (анкета по форме согласно приложению 1 к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 25 марта 2022 г.). Форма «Общие сведения о работнике» — новый документ, введённый с 02.06.2024 и ранее не предусматривавшийся.

Личный листок по учёту кадров можно заполнить на компьютере. Это существенно упрощает работу кадровой службы и снижает риск ошибок при ручном заполнении.

В личное дело включается также письменное обязательство, предусмотренное статьёй 16 Закона Республики Беларусь «О борьбе с коррупцией» (для соответствующей категории работников). Для ряда должностей обязательна декларация о доходах и имуществе.

3. Дополнительные документы

Помимо обязательных документов, личное дело может содержать сведения о поощрениях, дисциплинарных взысканиях, повышении квалификации и социальных выплатах. При заполнении общих сведений о работнике в них предусматривается указание в том числе сведений о награждении работника.

К дополнительным документам относятся: характеристики и рекомендательные письма (включаются при наличии); копии документов о прохождении курсов повышения квалификации, переподготовки; медицинские справки о допуске к работе (в случаях, предусмотренных законодательством); соглашения о неразглашении коммерческой тайны.

4. Порядок формирования и ведения личного дела

Формирование личного дела начинается в момент приёма работника на должность руководителя или специалиста. Все документы брошюруются в хронологическом порядке, нумеруются, а их перечень отражается во внутренней описи.

Порядок ведения предполагает своевременное внесение изменений: при смене фамилии, перемене должности, присвоении квалификационного разряда кадровик обязан дополнить дело соответствующими документами. Для обеспечения сохранности личных дел ведётся журнал (книга) учёта личных дел работников. Этот журнал — обязательный элемент системы кадрового учёта; его отсутствие фиксируется как нарушение при проверке.

5. Сроки и условия хранения личных дел

Сроки хранения кадровых документов — зона повышенного риска для нанимателей. Нарушение сроков может повлечь административную ответственность и утрату доказательной базы в трудовых спорах.

6. Доступ к личному делу и защита персональных данных

Личное дело содержит персональные данные работника, и их защита регулируется Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных». Несоблюдение требований этого Закона — одна из главных причин административных штрафов для нанимателей в последние годы.

Письменное согласие нанимателю следует получить для сбора, обработки, хранения и использования иных персональных данных; при передаче персональных данных работника третьим лицам (например, для оформления добровольного страхования работника; при передаче кадровых функций на аутсорсинг сторонней организации). Работник вправе знакомиться со своим личным делом в любое время. Доступ третьих лиц к личному делу допускается только при наличии законных оснований или письменного согласия работника.

Актуальность данной темы обусловлена необходимостью для кадровых служб, юристов и руководителей чётко понимать границы обработки данных, чтобы выстроить процессы согласно законодательству, а также избежать избыточного сбора согласий и минимизировать риски привлечения к ответственности.

9. Типичные ошибки кадровиков

Практика показывает: даже опытные специалисты по кадрам допускают системные нарушения, которые при плановой или внеплановой проверке оборачиваются штрафами и предписаниями. Ниже — наиболее распространённые ошибки.

Ошибка 1: Несоблюдение нового состава документов. Личные дела на принятых после 02.06.2024 следует оформлять по правилам новой Инструкции № 29, тогда как многие кадровики продолжают использовать устаревшие бланки и не включают новую форму «Общие сведения о работнике».

Ошибка 2: Хранение излишних персональных данных. Хранение данных кандидатов, не принятых на работу, более одного года (п. 680 Перечня от 24.05.2012 № 140 Минюста), а также установление видеонаблюдения в офисе без специфических оснований — это нарушения законодательства о персональных данных, выявляемые при проверках.

Ошибка 3: Отсутствие журнала учёта личных дел. Многие организации, особенно небольшие, не ведут журнал учёта, тогда как это прямое требование п. 14 Инструкции № 29. Отсутствие журнала само по себе является нарушением.

Ошибка 4: Передача персональных данных без согласия. Согласно практике, неознакомление работников с положениями Закона «О персональных данных» и необучение работников, осуществляющих обработку персональных данных, влечёт административную ответственность.

Ошибка 5: Нарушение сроков хранения. Документы уничтожаются досрочно или, напротив, хранятся без надлежащего оформления. Оба случая нарушают законодательство об архивном деле.

10. Проверки ДГИ и других органов по кадровым документам

Департамент государственной инспекции труда (ДГИ) Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь — основной орган, контролирующий соблюдение трудового законодательства, в том числе в части кадрового документооборота.

Помимо ДГИ, кадровые документы могут проверять: органы прокуратуры (в рамках надзора за законностью); Департамент финансовых расследований КГК (при выявлении экономических нарушений); Фонд социальной защиты населения (в части документов, подтверждающих страховой стаж); налоговые органы (приказы о выплатах, облагаемых подоходным налогом). При проверке инспектор вправе запросить всю совокупность документов личного дела, журнал учёта, локальные акты об обработке персональных данных.

11. Чек-лист по ведению личных дел

Используйте этот чек-лист для самопроверки перед плановой проверкой или аудитом кадрового делопроизводства:

• ✅ Личные дела заведены на всех руководителей и специалистов организации.
• ✅ Дела, заведённые после 02.06.2024, оформлены по требованиям Инструкции № 29 Минюста от 23.05.2024.
• ✅ В каждом деле присутствует форма «Общие сведения о работнике» (новый документ с 2024 года).
• ✅ Журнал (книга) учёта личных дел работников ведётся и актуален.
• ✅ Доступ к личным делам ограничен: предусмотрен журнал ознакомления.
• ✅ Приказы о взысканиях содержат объяснительные записки или акты об отказе.
• ✅ Персональные данные не передаются третьим лицам без письменного согласия работника (если иное не предусмотрено законом).
• ✅ Сроки хранения документов соответствуют Перечню типовых документов Минюста РБ № 140.
• ✅ Принят локальный акт об обработке персональных данных работников.
• ✅ Назначено лицо, ответственное за обработку персональных данных.

Нужна помощь в наведении порядка в кадровом документообороте?

Юридическая компания «Экономические споры» работает с 2019 года и специализируется исключительно на задачах бизнеса (B2B). В команде — более 15 юристов и специалистов с опытом от 15 до 25 лет, в том числе в сфере трудового права, защиты персональных данных и кадрового аудита.

Директор компании Сергей Белявский — бывший судья с 20-летним стажем в экономических судах, рекомендованный арбитр МАС при БелТПП, других арбитражных институтов, автор 5 книг и более 2000 публикаций по правовой тематике. Под его руководством команда сформировала собственный третейский суд «Экономические споры» и объединила 4 профессиональных медиатора.

За время работы компания сопроводила более 2000 клиентов, помогла сохранить или вернуть 1,95 млрд рублей, получила 100+ отзывов со средней оценкой 4,95 из 5. С июня 2025 года — член AEA (Ассоциации европейских юридических компаний), партнёрская сеть охватывает 160+ стран, ведётся работа на русском, польском и английском языках. Счёт в PKO Bank Polski обеспечивает удобство международных расчётов.

Офисы компании: Минск, ул. Кульман, 11 и Гродно, ул. Калючинская, 23. Подписчики YouTube, Instagram, Telegram и LinkedIn — около 30 000 человек. Специалисты регулярно выступают на профильных конференциях по трудовому праву и кадровому делопроизводству.

Если вашему бизнесу нужна юридическая поддержка по ведению личных дел работников, кадровому аудиту или защите персональных данных — оставьте заявку прямо сейчас: предложим реалистичный план приведения документооборота в соответствие с актуальным законодательством Беларуси.